Le attività ad iscrizione libera nell’ambito degli eventi (workshop, attività leisure, incontri 1:1, ecc.) sono reputate tra gli strumenti più importanti nel repertorio dell’event manager. Frequentemente risultano essere le esperienze principali che gli invitati associano ad un evento, e che si tendono a memorizzare di più nel lungo periodo. Con un po di creatività e di cura per i dettagli possono diventare lo strumento più apprezzato ed efficace del progetto.
Un evento che offre l’opportunità agli invitati di scegliere tra workshop, corsi di approfondimento, attività di team building, sportive o di tipo turistico per scoprire le attrazioni locali incrementa notevolmente il coinvolgimento degli invitati e li incentiva fortemente a socializzare e stringere legami con i propri colleghi.
L’implementazione ed il coordinamento di queste attività possono però presentare diverse problematiche per gli organizzatori. Tradizionalmente la comunicazione con i partecipanti e la promozione delle stesse venivano gestite manualmente, con un persistente (e a volte estenuante) lavoro di aggiornamento del database e relativi solleciti su informazioni o scadenze.
Per diminuire l’impatto degli svantaggi in termini di tempo e risorse, Digivents introduce la funzionalità “Session Booking” – uno strumento che riduce le distanze tra organizzatore e partecipante permettendo l’iscrizione alle attività direttamente via smartphone attraverso l’app dell’evento.
Ecco i vantaggi offerti da questo strumento:
- Iscrizione a sessioni semplice ed istantanea dal dispositivo mobile
Gli utenti possono comodamente usare l’applicazione per prenotare un workshop o altre attività, sapendo subito se la prenotazione è andata a buon fine o se la disponibilità si è nel frattempo esaurita. Inoltre essi avranno subito accesso alla loro agenda personalizzata, dove saranno visualizzabili in ordine cronologico le sessioni alle quali si sono registrati.
- Integrazione con le tecnologie di check-in/accredito
Nel caso in cui sia previsto,si può anche permettere ai partecipanti di effettuare il check-in all’ingresso delle sessioni scelte utilizzando le tecnologie Beacon e codici QR , grazie alle quali il tempo passato in coda per effettuare l’accredito diminuisce sensibilmente (scopri come CISCO ha implementato il Beacon check-in Digivents).
- Supporto nel project management
Viene offerto agli organizzatori un metodo concreto ed istantaneo di prevedere, rilevare ed analizzare gli interessi e flussi dei loro partecipanti. Ciò permette agli event manager di ottenere tutte le altre informazioni fondamentali di tipo logistico ed organizzativo che ne derivano – spazio disponibile, posti a sedere, mobili e apparecchiature, strumentazione Audio/Video, stampa documentazione e badge, ordinazione di gadget e servizi vari quali banda WiFi, catering e risorse umane/staff.
- Monitoraggio delle iscrizioni
Gli organizzatori possono tenere traccia delle prenotazioni degli utenti in tempo reale e mandare avvisi push personalizzati relativi all’evento solo a chi si è effettivamente iscritto (ad esempio una comunicazione riguardo un cambio di orario o location indirizzata solo ai partecipanti interessati). Si elimina la necessità di ricercare manualmente le email in database/CRM per l’invio di comunicazioni eccezionali.
Inoltre è possibile creare chat di gruppo che includano solo gli iscritti ad un determinato evento così come è possibile mettere a disposizione dei partecipanti – e di nessun altro – documenti ed altro materiale relativo all’evento specifico.
Questa nuova funzionalità dell’app di Digivents è già disponibile come opzione nelle versioni per iOS, Android e web: si tratta inoltre di una funzionalità che può essere aggiunta anche alle app già sviluppate.
