Inscripción y acreditación, cuando la aplicación marca la diferencia

Nuevas tecnologías para el registro y acreditación de los participantes en un evento.

Hoy en día, la tecnología es nuestra mejor aliada: su principal objetivo es el de simplificarnos la vida y hacernos ahorrar tiempo, y a veces dinero. Hablando de eventos, gracias a la tecnología, los organizadores pueden personalizar todos los aspectos para ofrecer una experiencia a medida a cada participante, independientemente del número de invitados y de la dimensión o complejidad del evento en si mismo.

Entre los elementos que pueden marcar la diferencia está especialmente la inscripción/acreditación que, junto a la recepción de los visitantes, constituye un aspecto básico de un evento.

Por ejemplo, la preinscripción en internet de los participantes permite crear una base de datos automática, simplificar y acelerar las denominadas fast track lanes’ y ahorrar tiempo y dinero, ya que los datos de preinscripción se encuentran en formato electrónico. Además, ofrece una previsión útil del número de visitantes y de su origen.

Gracias a la plataforma Digivents se puede recibir con anticipación el código QR del evento para agilizar el check-in y eliminar las colas en el mostrador de inscripción. Con el procedimiento basado en Beacons (sistema de acreditación Bluetooth), será suficiente con estar físicamente presente en el evento para poder inscribirse de forma automática y acceder directamente. Una gran ventaja, ¡especialmente para grandes eventos!

Si es necesario imprimir el badge para los participantes, Digivents permite conectar impresoras ad-hoc de forma totalmente integrada en el proceso de check in.

«Uno de los objetivos de las empresas que organizan eventos es gestionar de forma sencilla y eficaz el proceso de inscripción – explica Flavio Ventre, fundador de Digivents – desde las listas de invitados a las plantillas de correos electrónicos personalizados, pasando por los formularios de inscripción y la gestión de las acreditaciones mediante código QR y Beacons. Gracias a las aplicaciones personalizadas, todas estas actividades están disponibles en un solo click».

Comprueba como el uso de los Beacons puede simplificar la gestión de las acreditaciones de los participantes en un evento [Artículo]

Una vez efectuada la inscripción, el proceso de check-in de los invitados será más ágil y cuando sea necesario también el de check-out (como en el caso de los cursos ECM o los de formación obligatoria de abogados y periodistas). Así, gracias a un procedimiento de autentificación simple y rápido, tanto para sesiones múltiples (más sesiones de check in para contabilizar los accesos a talleres, a áreas reservadas o a los stands del patrocinador) como para gestionar las inscripciones a una actividad con plazas limitadas sin estrés o posibilidad de error.

Gestiona las inscripciones a una actividad con plazas limitadas sin estrés o posibilidad de error.

«En una profesión como la de médico, la actualización profesional es fundamental, explica la Dra. Chiara B., neuropsiquiatra infantil, tanto como el tiempo. Cuando participo en un evento de formación obligatoria ECM los temas y contenidos que se tratan son fundamentales. Poder usar una aplicación que me permita obtener información sobre los ponentes y recibir extractos de los contenidos presentados sería muy útil. A menudo tengo que asistir a conferencias entre una visita al hospital y otra en la consulta… Poderme preinscribir a un evento y efectuar el check-in y el check-out con rapidez, gracias al código QR y los Beacons es para mí un verdadero plus».