Nuove tecnologie per la registrazione e accredito dei partecipanti all’evento
Le tecnologie rappresentano oggi il nostro più grande alleato: il loro obiettivo principale è quello di semplificarci la vita e farci risparmiare tempo, e a volte denaro, prezioso. Parlando di eventi, grazie alla tecnologia gli organizzatori possono customizzarne tutti gli aspetti per rendere l’esperienza rilevante e tagliata a misura di ogni partecipante, indipendentemente dal numero degli invitati, dalle dimensioni o complessità dell’evento stesso.
Tra gli elementi che possono fare la differenza, specialmente se agevolati dalla tecnologia, vi è sicuramente quello della registrazione/accredito, che insieme all’accoglienza dei visitatori è un aspetto fondamentale di una manifestazione.
La pre-registrazione su Internet dei partecipanti a un evento, per esempio, consente di: creare database in maniera automatica, semplificare e velocizzare l’attività di reception on site anche mediante la creazione delle cosiddette ‘fast track lanes’ e realizzare risparmi di denaro e tempo in quanto i dati di pre-registrazione sono già in formato elettronico. Inoltre, fornisce un’utile previsione sul numero dei visitatori e sulla loro provenienza.
Grazie alla piattaforma Digivents, per esempio, è possibile ricevere in anticipo il Qr code dedicato all’evento per velocizzare il check-in e azzerare le code al desk di registrazione. Con la procedura basata sui Beacons (sistema di accredito che utilizza la tecnologia Bluetooth), inoltre, sarà sufficiente essere fisicamente presenti all’evento per essere registrati automaticamente e potervi accedere direttamente mettendo in comunicazione il proprio smartphone con quello degli addetti al ricevimento. Un vero vantaggio, specialmente in occasione di eventi dai grandi numeri!
Se la necessità è quella di stampare i badge per i partecipanti, Digivents consente, in maniera del tutto integrata nel processo di check-in, di interfacciare stampanti ad-hoc per lo scopo.
“Gestire in modo semplice ed efficace il processo di registrazione – spiega Flavio Ventre, founder Digivents -, dalle liste invitati ai template di mail personalizzati, dai form di registrazione alla gestione degli accrediti tramite Qr code e Beacons, rappresenta uno degli obiettivi delle società che organizzano eventi. Grazie ad app customizzate, tutte queste attività sono a portata di click”.
Le procedure di check in all’evento
Una volta effettuata la registrazione, dunque, il processo di check-in, e quando necessario check-out (come nel caso dei corsi ECM o quelli per la formazione obbligatoria di avvocati e giornalisti) degli invitati risulterà ancora più agevole, così, grazie a una procedura di autenticazione semplice e veloce, sia per sessioni multiple (più sessioni di check-in per contabilizzare gli accessi a workshop, ad aree riservate o agli stand dello sponsor) sia per gestire le iscrizioni ad attività con posti limitati senza stress o possibilità di errore.
Gestisci le iscrizioni ad attività con posti limitati senza stress o possibilità di errore.
“In una professione come quella del medico, l’aggiornamento professionale è fondamentale – spiega la dott.ssa Chiara B., neuropsichiatra infantile -. Così come il tempo. Quando partecipo a un evento di formazione obbligatoria ECM, sono fondamentali i contenuti e i temi che verranno trattati. Poter usufruire di una applicazione che mi consenta di ottenere informazioni circa i relatori del convegno e di ricevere estratti dei contenuti presentati sarebbe molto utile. Spesso devo assistere ai convegni tra una visita in ospedale e una in studio…potermi preregistrare a un evento ed effettuare il check-in e il check-out in velocità, grazie a Qr Code e Beacons rappresenta per me un vero plus”.
