In questo particolare momento storico per la event industry e non solo, è necessario che le aziende con competenze specifiche come Digivents si impegnino a fornire strumenti che facilitino le relazioni per continuare confronti e collaborazioni fra specialisti, non solo del settore degli eventi ma soprattutto di quello scientifico e manageriale: il tutto pur rimanendo fisicamente distanti.
Tale convinzione ci ha portato ad integrare una nuova funzionalità, che permette la gestione di eventi virtuali o ibridi mantenendo tutti i vantaggi delle attuali funzioni di segreteria organizzativa: nasce così la Virtual Event Room.
Con Digivents è possibile configurare l’evento più appropriato a seconda delle proprie esigenze: Live Streaming o Web Meeting/ Webinar. In dettaglio:
- Il Webinar è già ampiamente utilizzato per erogare servizi di carattere formativo/divulgativo (webinar = Web Seminar) e principalmente per gestire incontri di lavoro. Consente la gestione di una conferenza in totale autonomia, potendosi appoggiare a piattaforme esistenti sul web dedicate a questo tipo di eventi;
- Il Live streaming è una vera e propria trasmissione di carattere televisivo in cui, come in una convention tradizionale, i relatori vengono radunati su e intorno a un palcoscenico fisico o virtuale “mettendo in scena” le proprie presentazioni con slide, contributi video, dibattiti, interviste.
Dopo aver optato per la tipologia d’evento virtuale desiderata, quindi, sarà possibile personalizzare la Virtual Event Room con grafica e contenuti ad hoc.
Così, in piena sicurezza e conformità con il GDPR, da oggi potrai:
- gestire la segreteria organizzativa esattamente come in un evento “reale”, preparando form di registrazione personalizzati, inviando mail (save the date, inviti, conferme di registrazione e reminder) e tenendo traccia di tutte le persone che si collegano alla virtual room (check-in);
- interagire con i tuoi invitati, durante l’evento virtuale, utilizzando i tools di Q&A, Surveys, Polls. I risultati saranno come sempre disponibili in tempo reale e perciò potranno essere spunto di riflessione e approfondimento per i tuoi invitati;
- arricchire l’esperienza del partecipante, distribuendo contenuti, eventualmente profilati per tipologia di utente, direttamente nella Virtual Room oppure nella app nativa personalizzata per l’evento;
- organizzare webinar o web meeting privati con le funzionalità native di web conference presenti nella piattaforma o integrando senza sforzo soluzioni esterne di teleconferenza (Es: Zoom, Google Meet, Teams, Webex, etc…).
- gestire le attività di follow-up con i propri invitati e creare dei sondaggi di gradimento alla fine di ogni sessione, in maniera discreta e rapida.
Ultimo ma non per importanza, la fase post-evento permette di analizzare tutti i risultati raccolti e creare delle statistiche ad hoc.
Tutto, sempre e solo, in un’unica piattaforma.
