La fase de registro es probablemente uno de los momentos más delicados en la organización de un evento.
Esto depende de varios factores. En primer lugar, cabe mencionar el riesgo de provocar malentendidos: reservas duplicadas, incongruencias en las reservas de hotel, posibles agolpamientos en la entrada… (Especialmente en el caso de grandes eventos, prolongados en el tiempo y que ocupan muchos espacios.)
Cabe notar la complejidad de la gestión manual de los registros, claramente anacrónica teniendo en cuenta las muchas herramientas disponibles en la actualidad para agilizar este tipo de procesos.
En este sentido, la maximización de la tasa de conversión, desde que se toma el primer contacto, hasta que el participante ha sido admitido y está presente en la sala, es un indicador clave de rendimiento (KPI); y por tanto se considera una medida esencial del éxito de un evento.
¿Cómo se puede obtener un resultado satisfactorio en este sentido?
En primer lugar, no centrándose sólo en el registro en sentido estricto, sino actuando en las fases inmediatamente anteriores y posteriores, que pueden mejorar o empeorar exponencialmente la experiencia de los miembros y de los participantes.
¿Qué características tiene que tener una buena plataforma de grabación de eventos?
Para empezar, damos por sentado que el registro tiene que realizarse en línea, de manera totalmente digitalizada. De este modo es posible optimizar la cantidad de recursos dedicados al registro, y realizar un rastreo constante de la experiencia de cada usuario.
Además, como ya se ha mencionado previamente, debemos entender el registro para un evento como un proceso que empieza con el envío de correos electrónicos y comunicaciones y que termina en el momento del check-in.
De acuerdo con esta idea, podemos hacer una imporante distinción:
– Antes de hacer el registro, es posible interceptar y estimular el interés de los posibles participantes ofreciendo una experiencia altamente personalizada.
– Sin embargo, durante el registro, es importante ofrecer una experiencia simple y intuitiva, que no genere dudas ni bloqueos en el usuario.
Creación de listas de invitados
Las listas se pueden configurar de forma personalizada, de acuerdo con las características y necesidades de cada evento.
Por ejemplo, es posible desarrollar una lista única o múltiple, asociar a los invitados a una sala o área en particular, crear diferentes listas para cada discurso u orador, distinguir a los usuarios por departamentos de la empresa (por ejemplo administración, ventas, prensa, etc).
Correos electrónicos personalizados
Se pueden enviar correos electrónicos ad hoc a cada participante, personalizando:
– gráficos
– textos
– contenido
– datos individuales del usuario.
Además, mediante el uso de un solo correo electrónico, toda la información personal del participante se puede compartir con los demás usuarios (por ejemplo, billetes de avión, distintivos o código QR, si está previsto).
Algunos ejemplos de correos electrónicos personalizados que se pueden configurar son:
– Invitación al evento
– Enlace al formulario de registro
– Envío de confirmación de registro
– Envío de código QR
– Envío de orientaciones y disposiciones para el viaje (hora, fecha de viaje y alojamiento)
– Envío de instrucciones para descargar la aplicación
– Envío de comunicaciones ad hoc
– Envío de correo de seguimiento
– Envío de documentos (por ejemplo ppt, fotos oficiales)
Formulario de inscripción para el evento
El formulario de registro también se puede hacer a medida y personalizar según las necesidades de la empresa, tanto en su configuración gráfica como en lo que respecta a los campos a completar.
Algunos ejemplos de datos que se pueden adquirir, además de los datos personales, son:
– participación del usuario en actividades con plazas limitadas, como talleres, actividades de ocio, etc.
– elección del modo de transporte (avión, tren)
– elección de hotel
– preferencias de alimentación
También se pueden configurar opciones condicionadas (por ejemplo, mostrar la lista de aeropuertos sólo si está seleccionado el viaje en avión).
Pago
La confirmación de registro también puede generar una solicitud de pago en los eventos para los que así esté previsto.
Es posible:
– configurar productos vendibles
– definir sus precios
– adquirir el pago mediante transferencia bancaria, Paypal o configurar un acceso de pago específico.
Disponibilidad de datos y gestión del backend
Una plataforma avanzada debe permitir a los organizadores monitorizar constantemente la situación.
En este sentido, el backend debe hacer posible la gestión de todos los datos relacionados con los participantes registrados, incluyendo los que no se refieren directamente al evento pero que influyen indirectamente en la experiencia. Hablamos, por ejemplo, de la gestión de billetes de viaje, alojamiento, operaciones de viaje, listas de huéspedes, acreditaciones, etc.
Por lo tanto, el registro en línea para un evento es realmente complejo, incluso en su simplicidad conceptual.
Los procedimientos y tipos de operaciones que se van a implementar son muy numerosos, y aumentan proporcionalmente con el tamaño del evento, tanto en término de salas / oradores / días como de participantes.
Por esta razón, elegir una solución que sea fácil de usar pero también fiable y estructurada, permite de obtener innumerables beneficios en términos de ahorro de recursos y ofrecer un servicio realmente excelente.
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